Export do Centrálneho registra (RIS)

Úvod

V programe eŠkola sú Vám k dispozícii funkcie pre komunikáciu s Centrálnym registrom (CR) MŠVVaŠ SR (označenie aj RIS – rezortný informačný systém).

Export údajov do CR možný až vtedy, keď majú všetci žiaci a zamestnanci pridelené a zaevidované svoje EDUID – trvalý jednoznačný číselný identifikátor osoby v CR. Preto je komunikácia s CR rozdelená do štyroch krokov.

Krok 1 – Odoslanie žiadosti o EDUID

• Spustite program eŠkola a prihlásite sa svojou GRID kartou.

• Prepnite sa na pohľad Škola / Údaje o škole / CR a vyplňte položku EDUID školy.

• Kliknite na hlavné menu (motýlik vľavo hore) a zvoľte Centrálny register.

• Kliknite na Žiadosť o EDUID, vyplňte svoje prihlasovacie údaje (prihlasovacie meno je identické s EDUID školy) a kliknite na Pokračovať. V prípade, že všetko prebehne správne, dostanete oznam: Žiadosť o EDUID bola úspešne prevzatá. Ak by došlo pri odosielaní žiadosti ku chybe, kontaktujte Helpdesk, prípadne použite funkciu Odoslať v chybovom okne.

• Aby Žiak/Zamestnanec dostal EDUID, musí mať správne vyplnené základné identifikačné údaje osoby. Odporúčame skontrolovať predovšetkým tieto položky:

  • Meno
  • Priezvisko
  • Rodné číslo
  • Dátum narodenia
  • Pohlavie
  • Štátna príslušnosť
  • Národnosť
  • Adresa (s presným názvom obce a okresom)

• Týmto ste zaslali do CR žiadosť o pridelenie EDUID pre svojich žiakov a zamestnancov. Proces pridelenia EDUID môže trvať niekoľko sekúnd, ale v prípade väčšieho zaťaženia servera aj podstatne dlhšie. Preto môžete ihneď skúsiť Krok 2, ale môžete aj pracovať na svojej bežnej agende (prípadne eŠkolu vypnúť) a Krok 2 vykonať neskôr (prípadne až ďalší deň).

Krok 2 – Prevzatie EDUID

• V hlavnom menu zvoľte Centrálny register / Prevzatie EDUID. V prípade, že všetko prebehne správne, dostanete oznam: Prevzatie EDUID bolo úspešné. V okne je aj informácia, koľkým žiakom a zamestnancom bolo EDUID do databázy eŠkoly úspešne zapísané.
• Prehľad pridelených EDUID je Vám k dispozícii na pohľade Výstupy / Preddefinované výstupy / Centrálny register / Pridelenie EDUID

Krok 3 – Export údajov do CR

• V hlavnom menu zvoľte Centrálny register / Export údajov. Žiaci a zamestnanci, ktorí nemajú pridelené EDUID, sú z exportu vynechávaní.

• Pred vlastným exportom údajov program vykoná ich kontrolu a v prípade, že nájde neúplné alebo nepresné položky, export zastaví a v okne oznámi zistené nedostatky (k dispozícii je používateľský aj podrobný pohľad na chyby jednotlivých žiakov a zamestnancov).

• Po odstránení zistených nedostatkov môžete Krok 3 zopakovať.

• Export by mal skončiť oznamom Export údajov do Centrálneho registra bol úspešný.

• Týmto ste zaslali do CR údaje o svojich žiakoch a zamestnancoch. Ich ďalšie spracovanie v CR môže trvať dlhší čas. Odporúčame preto záverečný Krok 4 vykonať až o niekoľko minút (hodín).

Krok 4 – Prevzatie výsledkov exportu

Prevzatie výsledkov exportu je záverečný krok procesú exportu údajov do Centrálneho registra.

• V hlavnom menu zvoľte Centrálny register / Prevzatie výsledkov exportu. Táto služba Vás informuje o výsledkoch spracovania údajov zaslaných v Kroku 3.

Po prevzatí výsledkov sa môžu ešte objaviť chyby, je potrebné ich opraviť a následne vykonať export do centrálneho registra ešte raz (aj s prevzatím výsledkov exportu).

Poznámka

Pre uľahčenie kontroly údajov, ktoré odosielate do Centrálneho registra, sú v eŠkole k dispozícii osobitné výstupy, ktoré nájdete na pohľade Výstupy / Preddefinované výstupy v uzle Centrálny register. V prípade, že by ste na uľahčenie svojej práce potrebovali tieto výstupy modifikovať alebo doplniť, obráťte sa na poradenskú službu k programu eŠkola.

Často kladené otázky

Nevyplnený ročník triedy žiaka (hlavne na materských školách)

Hlavne na materských školách sa môže zobraziť chyba nevyplnený ročník triedy žiaka:

Od školského roka 2022/2023 sa v CR vyžaduje vyplnenie položky Ročník triedy, ktorú ale materské školy doteraz na nič nepotrebovali, preto ju majú prázdnu. Môže sa doplniť ručne na pohľade Trieda alebo použiť preddefinovaný výstup:

• spustite program eŠkola a prepnite sa na pohľad Výstupy,

• rozkliknite priečinok Centrálny register,

• spustite príkaz Doplnenie ročníka triedy.

• export do CR sa potom môže zopakovať.

Nezrovnalosti vo výkazoch ohľadom vierovyznania žiakov

Jediné položky v eŠkole, ktoré by mohli ovplyvňovať dané hodnoty vo výkazoch, sú tieto u žiaka:

• na záložke Základné údaje položka Náb. výchova,
• na záložke Známky predmet Náboženská výchova.

Odporúčame skontrolovať pozorne tieto položky, prípadne opraviť a poslať údaje znova.

Nezrovnalosť „žiak má nastavený typ dochádzky riadny, ale opakuje ročník“

Ak sa objaví nezrovnalosť s názvom „žiak má nastavený typ dochádzky riadny, ale opakuje ročník“, export je úspešný. Niektoré prípady žiakov majú také údaje, že danej nezrovnalosti sa nedá zbaviť. Táto nezrovnalosť býva spôsobená tým, že žiak má v aktuálnom školskom roku rovnakú hodnotu v položke ročník ako v minulom školskom roku, a na záložke CR má v položke Typ dochádzky nastavenú hodnotu riadny. Ak daný žiak opakuje ročník, je potrebné nastaviť položku na opakuje ročník.

Čo znamená chyba 2167?

Ak register pri niektorých žiakoch vráti chybu 2167, znamená to, že žiakov s danými EDUID ste niekedy v minulosti odoslali do centrálneho registra a sú tam zaevidovaní ako žiaci Vašej školy. V aktuálnej dávke ich ale už nezasielate, pričom ale nie je evidované kedy a ako ukončili štúdium. Chybu musíte vyriešiť, nie je žiadny spôsob ako to obísť. Je potrebné si uvedomiť aj to, že ide o tvrdú chybu a celá Vaša dávka bola zamietnutá (ako keby ste nič neposlali).

Ako prvú vec je potrebné zistiť o aké deti ide a kde sú u Vás v databáze (môžu byť medzi externými a vyradenými, v zápise, v minulom školskom roku, na elokovanom pracovisku, ...). Postupujte takto:

• prepnite sa na pohľad Výstupy,
• rozkliknite priečinok Centrálny register,
• spustite príkaz Hľadanie žiaka podľa EDUID.

Pokiaľ program dané dieťa nájde, doplňte mu dátum ukončenia a dôvod ukončenia a znova odošlite dávku do CR. Ak by dieťa bolo medzi externými a vyradenými, nemusíte ho zaraďovať nazad medzi bežných, ale zaškrtnite Poslať ešte raz - je to na záložke CR vpravo hore. Ak dieťa v databáze eŠkoly nenájdete, pošlite túto chybu na helpdesk@iedu.sk a aktualizacia_ris@minedu.sk pričom v e-maile zdôraznite, že deti s daným EDUID neviete identifikovať, lebo ich v databáze nemáte ani teraz ani v minulých školských rokoch.

Ako správne vypĺňať položku Štátna príslušnosť?

Pri vypĺňaní štátnej príslušnosti je dôležité, aby ste ju nepísali z klávesnice, ale vyberali zo zoznamu. V zozname štátov sa neponúkajú všetky, ale sú tam iba tie najbežnejšie z nášho okolia. (Je to tak urobené pre pohodlie používateľa, aby pri zadávaní nemusel hľadať v zozname všetkých existujúcich 253 štátov).

Pokiaľ Vám vo výbere niektorý štát chýba (v našom príklade Slovinsko), postupujte takto:

• prepnite hlavný pohľad na Číselníky,
• v ľavom okne nájdite číselník Štáty a vyhľadajte v ňom príslušný štát,
• zaškrtnite Zobrazovať pri výbere a dajte Uložiť,
• prepnite sa na príslušného žiaka.