Import platieb z bankových výpisov v programe eŠkola

Program eŠkola má integrovanú podporu pre evidovanie platieb a rôznych poplatkov od žiakov. Program umožňuje sledovať viaceré druhy platieb, pričom pre každú platbu je možné:

• stanoviť predpisy (ročné, polročné, štvrťročné, mesačné),
• individuálne upraviť predpis konkrétnemu žiakovi (napríklad pre sociálne slabých žiakov),
• registrovať platby od jednotlivých žiakov (výšku a spôsob úhrady, dátum), pričom platbu je možné zapísať k žiakovi ručne, alebo použiť import platieb z bankových výpisov,
• zisťovať bilanciu platieb (preplatky / nedoplatky) k ľubovoľnému dátumu.

Základný pohľad na sledovanie platieb nájdete v eŠkole na pohľade Škola karta Platby.

Ak platby od žiakov nechcete zapisovať ručne a chcete použiť import platieb z bankových výpisov, je potrebné, aby ste dostávali bankové výpisy vo forme štandardných SEPA XML súborov camt 053. Získať výpisy v tejto forme by nemal byť problém - jednotný formát XML výpisu je zadefinovaný, banky ho rešpektujú a je určený práve na automatizované spracovanie bankových výpisov v účtovných systémoch (v našom prípade v eŠkole). Podrobnosti o tomto formáte je možné dozvedieť sa napríklad na stránkach Slovenskej Bankovej Asociácie. https://www.sbaonline.sk/projekt/projekty-z-oblasti-platobnych-sluzieb/

Dôležitou položkou, ktorá výrazne ovplyvňuje import z bankových výpisov je variabilný symbol. Variabilný symbol žiaka nájdete na pohľade Žiak záložka Základné údaje

V prípade, že variabilný symbol žiaka je zhodný s variabilným symbolom v bankovom výpise, je párovanie prichádzajúcej platby k žiakovi a konkrétnemu predpisu samozrejme bezproblémové. Import z XML výpisov nájdete v hlavnom menu (motýlik vľavo hore) položka Import a v nej Bankový výpis.

V ďalšom okne vyberiete súbor pre import, následne program vykoná kontroly, prechádza jednotlivé úhrady a páruje prichádzajúce platby k žiakom a ich predpisom. V optimálnom prípade, keď si zodpovedajú variabilné symboly aj uhradené čiastky, stačí v podstate zbežná kontrola a kliknutím na OK prejde program na spracovanie ďalšej úhrady.

V prípade že niektorú úhradu program nedokáže spárovať automaticky, oznámi to používateľovi, ktorý má nástroje ako takúto úhradu spracovať. (Rozhodne ku ktorému predpis a žiakovi úhrada patrí, čiastku rozpíše, prípadne úhradu ignoruje,..). Typickým prípadom je, že sa nenájde variabilný symbol, prípadne rodič uhradil viaceré druhy platieb jedným prevodom a používateľ eŠkoly čiastku rozdeľuje k jednotlivým predpisom.

Na nasledujúcom obrázku je prípad, kedy vo vstupnom súbore bola úhrada s variabilným symbolom, ktorý sa nenašiel u žiadneho žiaka v eŠkole. Po kliknutí na OK má používateľ možnosť na základe detailov bankového výpisu vybrať ručne žiaka, ku ktorému úhrada patrí.

Po spracovaní celého vstupného súboru program zobrazí prehľadný protokol s informáciou, ako boli jednotlivé úhrady spracované.